日本參加宴請活動的三個大忌

進入4月,來自中國的商務訪日團逐漸增多,留學生也開始進入校園讀書。最近,我接待了幾批客人,發現中日兩國之間在社交活動,尤其是宴請活動中存在著一些習慣與認識的差異,而這些差異,往往就造成雙方的誤解甚至嚴重影響商務活動的效果。

日本社會在社交活動中,比較講究兩點:第一是禮儀,第二是信譽。具體表現在三個方面:

第一,嚴禁突然失約。

突然取消公務活動,這樣的案例極少。但是,突然決定不參加宴會的事情不少。其實,在日本的社交活動中,參加會議多一人少一人並沒有大礙,但是,參加宴會或聚餐,多一人和少一人是大忌。

國人的思維習慣是,吃飯是多一雙筷子和少一雙筷子的事。因此,把吃飯這件事看得很輕。但是,日本的餐飲不是圓桌,大夥一起吃,基本上實行的是分餐制,也就是一個人、一個座位、一套餐。而且高級餐廳實行完全的預約制,按照人頭配菜。因此,突然有一個人不參加,那麼,這個人的餐費也是照收不誤。

我以前宴請一批客人吃日本懷石料理,料亭在前一天再三來電確認客人的參加人數,因為店裡要按照人數備料做菜。結果到了就餐的時間,8個人只來了3位,說其他5個人買東西去了。我很理解大家好不容易出國,很想多買一些東西的心情。但是,結果是十分的尷尬:這5個人的餐費,店裡照收不誤,因為預約的臨時取消費是100%,白白扔掉了十幾萬日元。

所以在日本,即使不是宴請,而是AA制的聚餐,跟餐廳約好了參加人數,你臨時有事不來的話,這個份子錢必須要由不參加者個人承擔,不然只能由參加者替你均攤,一旦均攤到每個參加者頭上,那麼,你就會成為大家的敵人。

第二,不要臨時帶人參加。

日本重要的宴請,一般都會安排在高檔餐廳,而高級餐廳的席位都是預約制,規定一桌或一個房間只能坐4個人或6個人,尤其是吃日本懷石料理,為確保客人用餐的舒適性和高雅感,店家是會根據客人人數的多少,來安排房間和餐桌的大小。

同時,日本懷石料理9道菜或11道菜,都是實行分餐制,別看每道菜都是一點點,但是,一道菜的製作過程,可能需要幾個小時的努力。而且無論是鮮魚貝類或蔬菜等食材,必須是當天進貨的新鮮材料,因此,店裡都是按照預約的幾個人進幾份食材,然後準備幾人份的菜。

按照「吃飯就是多一雙筷子和少一雙筷子」的思維,在具體的商務接待中,往往會遇到客人臨時帶人參加的問題。

我遇到的最為尬尷的一次,是接待一個代表團。主賓抵達餐廳時,帶來兩個年輕人,特別熱情地向我介紹:「這是我兒子和他的女朋友,在這裡留學,今天晚上也叫他們過來一起聚聚。」我一聽就懵,就約了8個座位,準備了8份懷石料理,臨時要增加2個人用餐怎麼辦?

我同事趕緊與店裡商量,店老闆直搖頭:「沒有辦法增加。」最後,只能與代表團私下商量,我們去掉一位陪同,他們也減少一人就餐,勉強安排兩位新人用餐。

還有一種情況,就像高級壽司或鐵板燒等,雖然不需要預先特別備料,但是因為座位是固定的,一個吧檯往往就10個座位,如果剛好有空位還可以,沒有空位的話,臨時帶人參加絕對是個大忌。

萬一遇到需要臨時增加人員,必須提前一天至少半天通知主辦方融通,而不能搞突然襲擊。

第三,必須守時

第三,必須守時。

在日本參加聚餐,必須準時。因為牽涉到三個方面的問題:

一,如果你是主賓,你不到,大家只能乾等。

二,如果是高端宴請,少一個人都難以乾杯開場,大家也只能等。

三,如果是吃懷石料理,那是很講究菜的溫度。如果吃鐵板燒,幾個人的份都是一起做的。所以,人員不齊就沒法開席。

萬一遇到緊急事情,或者堵車的問題,必須提前告知主辦方,以便主辦方與餐廳調整開宴時間,不能到點了才說。

日本社會對於缺乏團隊精神、不守規矩、行為任性的人,往往會敬而遠之。好好的一次合作,常常會因為這些小事而泡湯,所以必須恪守以上的三條注意事項,成就守信守約的美好形象。